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Kosten-Falle Fuhrpark? So gewinnen Sie den Überblick

Sie haben jede Menge Geld ausgegeben, um Ihren Fuhrpark bzw. Ihre Flotte anzuschaffen oder zu leasen. Doch damit hört es nicht auf: Es kommen Tankrechnungen, Werkstattkosten, Parktickets und so viel mehr dazu. Da fällt es schwer, den Überblick zu behalten: Wie setzen sich meine Fuhrparkkosten zusammen? Wie kann ich Kosten einsparen?


Mit unseren fünf einfachen Schritten gewinnen Sie den vollen Überblick und sparen richtig ordentlich Kosten.

1. Erfassen Sie die Kosten dezentral, wenn sie anfallen

Viele Unternehmen sammeln Belege zu Kosten, geben sie an die Buchhaltung und schauen quartalsweise auf die entsprechenden Auswertungen. So fällt es sehr schwer, tages- oder wochengenau den Überblick zu behalten: Welche Kosten sind für welches Auto angefallen? Steigen oder sinken meine Kosten gerade? Außerdem gehen Belege auf dem Weg vom Fahrer zur Buchhaltung verloren. Aufwändige und für die Buchhaltung und das Finanzamt schwer nachvollziehbare Eigenbelege werden notwendig. So ist eine Optimierung Ihres Fuhrparks kaum möglich.

Statt aufwändig Belege zu sammeln und erst danach einen Überblick über Ihre Kosten zu erhalten, sollten Sie Ihre Kosten direkt beim Anfallen von Ihren Fahrern melden lassen. Bieten Sie eine einfache Möglichkeit an, die Kosten einzutragen. Ihre Belege müssen natürlich weiterhin abgegeben werden. Aber wenn Sie Kosten direkt beim Anfallen erfassen, entsteht kein Rückstau und Sie haben die Daten immer dann in Echtzeit zur Verfügung, wenn Sie die Kosten auswerten möchten.

SquareTrip Fleet bringt beispielsweise eine ganz einfache Eingabemaske in der Fahrer-App mit, um Kosten binnen Sekunden zu erfassen.

2. Sammeln Sie Ihre Kosten zentral

Sobald die Kosten von Ihren Fahrern gemeldet wurden, sollten sie an einer zentralen Stelle, z.B. einem Fuhrpark-Management, gesammelt werden. Am besten automatisch, ohne dass Ihre Buchhaltung oder Ihr Fuhrpark-Manager etwas dafür tun muss. So liegen alle Daten an einer Stelle, bereit für sofortige Auswertungen.

Mit SquareTrip Fleet werden Ihre Kosten im Portal für Fuhrpark-Manager gesammelt und stehen binnen Minuten nach dem Eintragen bereit.

3. Schlüsseln Sie Ihre Kosten auf Fahrzeuge

Wenn Sie Ihre Kosten gesammelt haben, stellen Sie sicher, dass sie nicht nur auf Kostenarten (z.B. Tankkosten, Parkkosten, Reparaturkosten) geschlüsselt sind. Vielmehr sollten Sie die Kosten auch pro Fahrzeug erfassen. Dann können Sie immer sehen, ob Sie einen Kostenfresser in Ihrem Fuhrpark haben, und ihn direkt identifizieren.

Mit der SquareTrip Fleet-Fahrer-App tragen Fahrer mit einem Klick das Fahrzeug ein, für das sie Kosten erfassen. Sie als Fuhrpark-Manager oder Buchhaltung müssen dafür nichts tun.

4. Teilen Sie Ihre Kosten auf Kostenarten auf

Sie haben jetzt Ihre Kosten dezentral erfasst, zentral gesammelt und auf Fahrzeuge geschlüsselt. Natürlich ist darüber hinaus auch interessant: Für welche Kostenarten geben Sie wieviel Geld aus? Wie entwickeln sich Kostenarten über die Zeit? Sie sollten daher sicherstellen, dass neben der Zuordnung von Kosten zu Fahrzeugen auch Kostenarten erfasst werden. Am besten wieder: dezentral, direkt bei der Eingabe.

Wenn Sie SquareTrip Fleet nutzen, wählen Ihre Fahrer direkt beim Anlegen der Kosten die Kostenart aus. So haben Sie keinen zentralen Pflegeaufwand mehr.

5. Identifizieren Sie Ihre größten Kostenblöcke und eliminieren sie

Mit SquareTrip Fleet haben Sie immer den Überblick über Ihren Fuhrpark Jetzt haben Sie alle Daten an einer Stelle gesammelt und können sie nutzen, um Ihren Fuhrpark zu optimieren. Schauen Sie regelmäßig, zum Beispiel einmal pro Woche, auf Ihre Kosten. Wie haben sich zum Beispiel Ihre Tankkosten pro gefahrenem Kilometer entwickelt? Können Sie günstigere Tankstellen anfahren? Können Sie Ihre Fahrer dabei unterstützen, verbrauchsärmer zu fahren? Gibt es bestimmte Fahrzeuge, die besonders hohe Kosten verursachen? Lohnt sich ein Austausch von Kostenfresser-Fahrzeugen?

Mit SquareTrip Fleet haben Sie immer in Echtzeit den Überblick, für welches Auto in welchen Kostenarten welche Euro-Beträge angefallen sind. Sie sehen auch über die Zeit: Wie haben sich meine Kosten gesamtheitlich entwickelt? So haben Sie alle Werkzeuge in der Hand, um Ihren Fuhrpark dauerhaft zu optimieren.