SquareTrip

Datenschutzinformation SquareTrip Fleet App

Die nachstehende Datenschutzinformation gilt für die Nutzung von SquareTrip Fleet App, dem Smartphone-basierten Fuhrparkmanagement (im Weiteren die „App“ oder „SquareTrip Fleet“). SquareTrip Fleet wird von der HipSquare UG (haftungsbeschränkt), Herrnstraße 48, 80539 München, registriert beim Amtsgericht München unter der Nummer HRB 232953 “HipSquare“) im Auftrag Ihres Arbeitgebers betrieben. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist damit Ihr Arbeitgeber (bzw. – bei Konzernen – das Konzernunternehmen, welches im Konzern Ihres Arbeitgebers das Fuhrparkmanagement durchführt), der Ihnen den Account für diese App bereitgestellt hat. Diese Datenschutzinformationen werden daher für Ihren Arbeitgeber (bzw. das entsprechende Konzernunternehmen, das das Fuhrparkmanagement betreibt) (im Weiteren „wir“, „uns“ oder “Ihr Fuhrpark-Manager“) bereitgestellt. Sollten die von Ihrem Fuhrpark-Manager direkt bereitgestellten Informationen von den Informationen in diesen Datenschutzinformationen abweichen, gehen die direkt bereitgestellten Informationen vor.

Damit wir Ihnen als Nutzer (im Weiteren „Sie“, „Ihnen“ oder „Nutzer“) SquareTrip Fleet als voll funktionierendes Fuhrparkmanagement anbieten können, ist es erforderlich, dass wir bestimmte personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Dies geschieht nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen und unter Beachtung der anwendbaren datenschutzrechtlichen Anforderungen.

1. Welche Ihrer personenbezogenen Daten werden im Zusammenhang mit der App verarbeitet?

Im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung der App verarbeiten wir die folgenden Kategorien von personenbezogenen Daten:

Fahrerstammdaten

Personenbezogene Daten, die wir beim Anlegen und der Verwaltung eines Fahrers verarbeiten:

• Vor- und Nachnamen,
• E-Mail-Adresse (zugleich Nutzername),
• Passwort,
• Rolle,
• Unternehmenszugehörigkeit,
• Führerschein-Nummer,
• Daten zu Führerscheinüberprüfung (nächste Vorlage Führerschein und nächste In-App-Bestätigung Führerschein),
• Nächste Ereignisse (z.B. Führerschein vorzeigen beim Fuhrpark-Manager oder Führerschein in der App bestätigen),
• ggf. Profilbild,
• Registrierungszeitpunkt,
• welches Gerät Sie nutzen und welches Betriebssystem auf diesem Gerät läuft,
• Zeitpunkt, wann eine Fahrt zum letzten Mal verändert wurde (wird im Portal nicht angezeigt) und
• Änderungen sowie Löschungen von Fahrtdaten, die Sie vorgenommen haben (um Sie im entsprechenden Report Finanzamt konform aufzuzeigen).

Liegt eine Betriebsvereinbarung zur Nutzung der App vor, basiert die Verarbeitung der Fahrerstammdaten auf § 26 Abs. 1 S. 1 Bundesdatenschutzgesetz (im Weiteren „BDSG“).

Liegt keine Betriebsvereinbarung vor – haben Sie aber eine Einwilligung in die Verarbeitung der Fahrerstammdaten erteilt – basiert diese Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a der Datenschutzgrundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679, im Weiteren „DSGVO“).

Liegt weder eine Betriebsvereinbarung noch eine Einwilligung vor, stützen wir diese Verarbeitung auf die gesetzliche Erlaubnis des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht darin, das Fuhrparkmanagement (einschließlich der App) einfach und kostengünstig zu betreiben und unsere gesetzlichen Anforderungen gegenüber Behörden zu erfüllen. Die Verarbeitung von Fahrerstammdaten ist dabei auf das erforderliche Maß beschränkt. Können diese Daten nicht verarbeitet werden, ist eine Nutzung der App nicht möglich.

Fahrdaten

Personenbezogene Daten, die wir im Zusammenhang mit den einzelnen erfassten Fahrten verarbeiten: • Datum des Fahrtbeginns und des Fahrtendes, • Fahrer, • Start- und Endzeit sowie Start- und Endadresse sowie regelmäßige GPS-Punkte zwischen Start- und Endpunkt der jeweiligen Fahrt inkl. der Uhrzeit (auch zur Anzeige des Live Standorts und der Anzeige der Fahrtstrecke), • Zweck der Fahrt (Privatfahrt, Betriebsfahrt oder Arbeitsweg; für Betriebsfahrten: der Grund der Betriebsfahrt inkl. Ansprechpartnern auf Kundenseite), • Ermittlung, ob der Bewegung eine Fahrt oder ein zu Fuß gehen zugrunde liegt (mit Hilfe der Fitnessdaten bzw. des Schrittzählers des Smartphones) (Fußwege werden im Portal nicht angezeigt), • Fahrtdauer, • Gefahrene Entfernung, • Durchschnittsgeschwindigkeit, • Beschleunigungswerte, • Genutztes Verkehrsmittel, • Genutztes Fahrzeug (inkl. Marke, Modell und Kennzeichen), • Anzahl der Fahrten und • Start- und Endkilometerstand des verwendeten Fahrzeugs.

Es besteht die Möglichkeit, Fahrten als Privatfahrten zu kennzeichnen. In diesem Fall wird dem Fuhrpark-Manager nur das Fahrzeug, der Fahrer, die gefahrene Entfernung und der Kilometerstand angezeigt. Daneben besteht in der App die Möglichkeit, den Privatmodus anzustellen. In diesem Fall erfolgt kein Tracking (Privacy by Design).

Liegt eine Betriebsvereinbarung zur Nutzung der App vor, basiert die Verarbeitung der Fahrtdaten – sofern nicht anders angegeben – auf § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.

Liegt keine Betriebsvereinbarung vor – haben Sie aber eine Einwilligung in die Verarbeitung der Fahrtdaten erteilt – basiert diese Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO.

Liegt weder eine Betriebsvereinbarung noch eine Einwilligung vor, stützen wir diese Verarbeitung auf die gesetzliche Erlaubnis des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht darin, das Fuhrparkmanagement (einschließlich der App) einfach und kostengünstig zu betreiben, die Betriebs- und Verschleißkosten zu verringern und unsere gesetzlichen Anforderungen gegenüber Behörden zu erfüllen. Die Verarbeitung der Fahrtdaten ist dabei auf das erforderliche Maß beschränkt. Der Zugriff auf die Location-Daten des GPS-Sensors Ihres Geräts bzw. auf die Fitnessdaten und den Schrittzähler erfordert immer eine Einwilligung und basiert daher immer auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO.

Fahrzeugdaten

Personenbezogene Daten, die wir im Zusammenhang mit dem Speichern und Verwalten von Fahrzeugen sowie zur Berechnung des Kilometerstandes von Fahrzeugen verarbeiten:

• der von uns vergebene Name des Fahrzeugs und dessen Kennzeichen,
• Startkilometerstand zum Zeitpunkt des Anlegens des Fahrzeugs und der aktuell fortgeschriebene Kilometerstand,
• der von uns oder Ihnen korrigiert eingegebene Kilometerstand,
• welcher Fahrer momentan in das entsprechende Fahrzeug eingecheckt ist,
• wo die letzte bekannte Position des Fahrzeugs liegt und
• die Fahrzeug-Identifikationsnummer.

Liegt eine Betriebsvereinbarung zur Nutzung der App vor, basiert die Verarbeitung der Fahrtdaten – sofern nicht anders angegeben – auf § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.

Liegt keine Betriebsvereinbarung vor – haben Sie aber eine Einwilligung in die Verarbeitung der Fahrtdaten erteilt – basiert diese Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO.

Liegt weder eine Betriebsvereinbarung noch eine Einwilligung vor, stützen wir diese Verarbeitung auf die gesetzliche Erlaubnis des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht darin, das Fuhrparkmanagement (einschließlich der App) einfach und kostengünstig zu betreiben, die Betriebs- und Verschleißkosten zu verringern und unsere gesetzlichen Anforderungen gegenüber Behörden zu erfüllen. Die Verarbeitung der Fahrzeugdaten ist dabei auf das erforderliche Maß beschränkt.

Ereignisse

• Daten zur nächsten anstehenden Hauptuntersuchung und Untersuchung zur Unfallverhütungsvorschrift, 
• frei definierte Ereignisse des Managers und 
• freie Kommentare des Fahrers.

Liegt eine Betriebsvereinbarung zur Nutzung der App vor, basiert die Verarbeitung der Fahrtdaten – sofern nicht anders angegeben – auf § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.

Liegt keine Betriebsvereinbarung vor – haben Sie aber eine Einwilligung in die Verarbeitung der Fahrtdaten erteilt – basiert diese Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO.

Liegt weder eine Betriebsvereinbarung noch eine Einwilligung vor, stützen wir diese Verarbeitung auf die gesetzliche Erlaubnis des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht darin, das Fuhrparkmanagement (einschließlich der App) einfach und kostengünstig zu betreiben und die Betriebs- und Verschleißkosten zu verringern und unsere gesetzlichen Anforderungen gegenüber Behörden zu erfüllen. Die Verarbeitung der Ereignisdaten ist dabei auf das erforderliche Maß beschränkt.

App-Nutzungsdaten

Informationen, die wir im Zusammenhang mit der allgemeinen Nutzung der App verarbeiten: • Zeitpunkt der letzten Synchronisierung und • Gerät, mit dem die Synchronisierung ablief.

Die App-Nutzungsdaten verarbeiten wir, um Störungen zu beseitigen oder Sicherheitsvorfälle aufzuklären. Diese Verarbeitung stützen wir auf die gesetzliche Erlaubnis des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DGVO. Dies ist zur Störungsbeseitigung und Aufklärung der Sicherheitsvorfälle erforderlich und stellt ein berechtigtes Interesse dar.

2.  Welche Tracking-Tools setzen wir ein?

Firebase

Für die Nutzung von SquareTrip Fleet setzen wir Firebase Analytics („Firebase“) für In-App-Tracking ein.

Firebase ist ein Tochterunternehmen der Google LLC., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA und hat seinen Sitz Sitz in San Francisco (CA), USA.

Google ist unter dem Privacy-Shield-Abkommen zertifiziert und bietet dadurch ein angemessenes Datenschutzniveau (https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI&status=Active).

Firebase hilft uns dabei, Ihre Nutzung der App (einschließlich der Interaktion mit anderen mobilen Anwendungen auf Ihrem Endgerät) noch besser zu verstehen, so dass SquareTrip Fleet möglichst nach Ihren Bedürfnissen weiterentwickelt und verbessert werden kann. Firebase verwendet hierfür bestimmte Werbe-Identifier auf Ihrem mobilen Endgerät (z.B. den Advertising Identifier bei iOS oder die Android Advertising ID). Sofern Sie dies nicht möchten, können Sie dem durch ein Opt-out bei den Werbeeinstellungen in Ihrem Endgerät widersprechen. Wenn Sie kein Tracking durch Firebase wünschen, können Sie dem in den Einstellungen der App durch ein Opt-out widersprechen.

Daneben verwendet Firebase Absturzspuren, wenn die App abstürzt.

Bei Firebase werden die Nutzerdaten anonymisiert an Firebase übermittelt. Die Datenschutzerklärung von Firebase können Sie unter dem folgenden Link abrufen: https://www.firebase.com/terms/privacy-policy.html.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Firebase erfolgt auf der gesetzlichen Erlaubnis des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interessen liegt in der bedarfsgerechten Gestaltung und fortlaufenden Optimierung der App.

3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Die vorstehend genannten Datenkategorien verarbeiten wir – sofern nicht vorstehend bereits beschrieben – nur zu den folgenden Zwecken:

• Bereitstellung der App und der damit verbundenen Fuhrparkdienstleistungen (inkl. der Beseitigung von Störungen sowie der Verbesserung der Funktionalitäten und der Nutzerfreundlichkeit der App). Dabei erhält die App nach Ihrer Genehmigung zur Erhebung der Fahrtdaten die Berechtigungen, auf Location-Daten des GPS-Sensors ihres Gerätes zuzugreifen. Darüber hinaus erhält die App – soweit erforderlich nach Ihrer Genehmigung – Zugriff auf die Fitnessdaten bzw. den Schrittzähler. Sofern Sie ein Profilfoto von sich aufnehmen wollen, müssen Sie der App Zugriff auf die Kamera Ihres Gerätes erlauben.

4. Wie sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Es wird gewährleistet, dass das SquareTrip Fleet-System und die von Ihnen übermittelten Daten nach dem derzeitigen Stand der Technik hinreichend gesichert werden. Dafür setzen wir technische organisatorische Maßnahmen ein, z .B. die Pseudonymisierung und Verschlüsselung der Daten sowie strenge Authentifizierungsregeln. Diese Maßnahmen werden zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung regelmäßig auf ihre Wirksamkeit hin überprüft und fortlaufend verbessert.

5. Werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte übermittelt?

Innerhalb Ihres Unternehmens können die Fuhrpark-Administratoren und ggfs. andere Fahrer Ihre generierten Daten einsehen. Letztere sehen z.B. Kommentare zu den Fahrzeugen (ohne den Autor), die Position anderer Fahrzeuge, allerdings ohne den Namen des momentanen Fahrers, sofern nicht der Privat-Modus aktiviert ist. Wenn Sie Fahrten als privat kategorisieren, werden nur die Distanz und der Zeitpunkt der Fahrt angezeigt, nicht aber die eigentliche Strecke.

Wir geben keine personenbezogenen Daten von Ihnen an Dritte weiter, es sei denn, dass wir hierzu gesetzlich verpflichtet oder ermächtigt sind oder Sie in eine solche Weitergabe zuvor eingewilligt haben.

Ausgenommen hiervon sind Dienstleister, die wir zur Bereitstellung der App und des Fuhrparkmanagements einsetzen. Diese Dienstleister sind sorgfältig ausgewählt. Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten haben wir mit jedem dieser Dienstleister einen entsprechenden Datenschutzvertrag abgeschlossen. Derzeit setzen wir folgende Dienstleister ein:

• HipSquare als technischen Dienstleister zum Betrieb und zur Gestaltung des Fuhrparkmanagements (inkl. der App und des Squaretrip Fleet-Portals (https://portal.squaretrip.net/ ) 

Sofern Ihre personenbezogenen Daten an Empfänger mit Sitz außerhalb des EWR weitergeben werden, stellen wir vor der Weitergabe sicher, dass beim Empfänger entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (z.B. aufgrund einer Angemessenheitsentscheidung der EU Kommission für das jeweilige Land; eine entsprechende Zertifizierung des Empfängers oder die Vereinbarung sog. EU-Standardvertragsklauseln) oder Ihre Einwilligung in die Weitergabe vorliegt.

6. Welche datenschutzrechtlichen Rechte haben Sie?

Sollten Sie einmal Anlass zur Beschwerde haben, sind im Folgenden Ihre Rechte dargestellt. Bitten wenden Sie sich dazu – wie auch zu allen anderen Fragen zum Thema ‚Datenschutz‘ – an unseren Datenschutzbeauftragten.

Ihr Recht auf Auskunft

Auf Ihre Anfrage erteilten wir Ihnen Auskunft, ob – und falls ja – wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Daneben haben Sie die Möglichkeit, von Ihnen eingegebenen Daten nach einer Anmeldung im Portal einzusehen.

Ihre Rechte auf Berichtigung und Vervollständigung

Unrichtige Angaben zu Ihrer Person werden wir unverzüglich berichtigen, wenn Sie uns einen entsprechenden Hinweis geben. Unvollständige personenbezogene Daten vervollständigen wir auf Ihren Hinweis hin, wenn dies für die zweckgemäße Verarbeitung Ihrer Daten erforderlich ist.

Ihr Recht auf Löschung

Auf Ihre Anfrage löschen wir die bei uns zu Ihrer Person gespeicherte Daten. Da es für manche Daten (z.B. in Gesetzen) festgelegte Aufbewahrungsfristen gibt, erfolgt die Löschung solcher Daten allerdings erst, nachdem diese Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Gleiches gilt, wenn wir die Daten zur Abwicklung eines Vertragsverhältnisses mit Ihnen benötigen.

Ihr Recht auf Sperrung

In bestimmten gesetzlich festgelegten Fällen sperren wir auf Ihre Anfrage hin Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten. Wir verarbeiten solche gesperrten personenbezogenen Daten dann nur noch in einem sehr beschränkten und durch die Datenschutzgesetze erlaubten Umfang.

Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist. Ihr Widerspruchsrecht

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf einer der gesetzlichen Grundlagen nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e oder f der DSGVO verarbeiten, können Sie der Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Bei einem Widerspruch stellen wir die Verarbeitung Ihrer Daten ein, wenn nicht zwingende schutzwürdige Gründe für die Weiterverarbeitung bestehen. Zwingende schutzwürdige Gründe bestehen für uns nie, wenn wir Ihre Daten zum Zwecke des Direktmarketings verarbeiten.

Ihr Widerrufsrecht bei einer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Ihr Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle datenschutzrechtlicher Beschwerden steht dem Betroffenen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Wenden Sie sich hierzu an die Datenschutzbehörde, die für Ihren Wohnort zuständig ist oder an die für uns zuständige Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Fragen. Unsere zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutz, http://www.lda.bayern.de

7. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie wir sie für die Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks benötigen. Basiert die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung, werden diese Daten nur solange gespeichert, wie Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben.

Die Fahrerstammdaten, die Fahrtdaten, die Fahrzeugdaten, die Ereignisdaten und die App-Nutzungsdaten werden so lange vorgehalten, wie Sie bzw. Ihr Fuhrpark-Manager registrierter SquareTrip Fleet-Nutzer sind. Nach der Vertragsbeendigung werden sie gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen und die Daten nicht mehr zur Vertragserfüllung (einschließlich der Durchsetzung von vertraglichen Ansprüchen und zur Auskunft bei Revisions- bzw. Betriebsprüfungen) benötigt werden.

Die von Firebase erhobenen Absturzspuren werden nach 90 Tagen gelöscht. Die anderen von Firebase erhobenen Daten werden nach 90 Tagen gelöscht.

8. Kann die Datenschutzinformation angepasst werden?

Wir entwickeln die App für Sie weiter. In diesem Zusammenhang, z.B. zur Implementierung neuer Technologien oder zur Einführung neuer Services kann es erforderlich werden, diese Datenschutzinformation anzupassen. Daher behalten wir uns das Recht vor, die vorliegende Information nach Bedarf zu ändern oder zu ergänzen. Wir werden immer die aktuelle Fassung der Datenschutzinformation in der App hinterlegen, so dass Sie sich jederzeit über die aktuelle Fassung der Datenschutzinformation informieren können.

9. Was ist mit dem Squaretrip Fahrtenbuch Squaretrip Fleet-Portal?

Für das Squaretrip Fleet-Portal (https://portal.squaretrip.net/) gelten die dort hinterlegten Datenschutzinformationen.

10. Wie können Sie uns kontaktieren (Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten)?

Wir beantworten Ihnen gerne Ihre Fragen zum Datenschutz. Wenden Sie sich dazu bitte per E-Mail an den Datenschutzbeauftragten Ihres Fuhrpark-Managers. Ebenso können Sie so Ihre Rechte oder Ansprüche zu Ihren personenbezogenen Daten ausüben. Anfragen zum Thema Datenschutz sind für den Nutzer grundsätzlich kostenlos.

Sollten Sie Fragen zum Datenschutz an HipSquare haben, können Sie sich an dessen Datenschutzbeauftragten Alexander Wöllner unter contact@squaretrip.net wenden.

Stand: Oktober 2018

Datenschutzinformation Kundenbeziehung SquareTrip Fleet

Die nachstehende Datenschutzinformation gilt für die Kundenbeziehung über SquareTrip Fleet, dem Smartphone-basierten Fuhrparkmanagement (im Weiteren das „SquareTrip Fleet“). SquareTrip Fleet besteht aus einer App und einem Web-Portal. SquareTrip Fleet wird von der HipSquare UG (haftungsbeschränkt), Herrnstraße 48, 80539 München, registriert beim Amtsgericht München unter der Nummer HRB 232953, (im Weiteren „wir“, „uns“ oder “HipSquare“) bereitgestellt. Dies erfolgt gegenüber ihren Mitarbeitern in Ihrem Auftrag auf Basis einer zwischen Ihnen und uns abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvereinbarung gem. Art. 28 der Datenschutzgrundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679, im Weiteren „DSGVO“). Verantwortlicher für die Datenverarbeitung der Daten Ihrer Mitarbeiter im Rahmen von SquareTrip Fleet (sowohl in der App als auch im Portal) sind damit Sie, sofern nichts anderes geregelt ist. Dies ist nicht Teil dieser Datenschutzinformationen. Weitergehende Informationen hierzu (d.h. wie Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter im Rahmen von SquareTrip Fleet verarbeiten), sind in separaten Datenschutzinformationen enthalten.

Damit wir für Sie als Auftraggeber (im Weiteren „Sie“, „Ihnen“ oder „Nutzer“) SquareTrip Fleet als voll funktionierendes Fuhrparkmanagement anbieten können, ist es erforderlich, dass wir bestimmte personenbezogene Daten von Ihnen als eigener Verantwortlicher verarbeiten. Dies geschieht nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen und unter Beachtung der anwendbaren datenschutzrechtlichen Anforderungen.

1. Welche Ihrer personenbezogenen Daten werden im Zusammenhang mit SuqareTrip Fleet verarbeitet?

Im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung von SquareTrip Fleet verarbeiten wir die folgenden Kategorien von personenbezogenen Daten:

Registrierungsdaten

Personenbezogene Daten, die wir im Zusammenhang mit Ihrer Registrierung für SquareTrp Fleet verarbeiten:

• Angaben, die Sie im Rahmen der Registrierung machen oder die von Ihrem Fuhrparkmanager im Rahmen der Registrierung gemacht werden, wie:
    ◦ Vor- und Nachnamen,
    ◦ E-Mail-Adresse (zugleich Nutzername),
    ◦ Firmenname, -Anschrift und -Zahlungsdaten,
    ◦ Passwort und
    ◦ das von Ihnen ausgewählte Profilbild (optional).
• Informationen, die wir im Zusammenhang mit der Registrierung verarbeiten:
    ◦ Registrierungszeitpunkt,
    ◦ Ihr Einverständnis zu unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen und zur Auftragsverarbeitungsvereinbarung sowie Ihre Kenntnisnahme dieser Datenschutzinformation und
    ◦ welches Gerät Sie nutzen und welches Betriebssystem auf diesem Gerät läuft.

Kostendaten

Wenn Sie das Kostenmanagement von SquareTrip Fleet verarbeiten wir sämtliche eingetragene Kosten inklusive aller Daten. Darunter fallen:

• Rechnungsdatum,
• Anbieter,
• Rechnungshöhe,
• Kostenkategorie und
• sonstige Kommentare.

Kaufdaten

Personenbezogene Daten, die wir im Zusammenhang mit dem Erwerb der SquareTrip Fleet-Pro verarbeiten (bei der Free-Version werden entsprechende Daten nicht verarbeitet):

• ID für das von Ihnen gekaufte Paket,
• Zeitpunkt des Kaufes,
• Kaufpreis,
• eindeutige Referenznummer von Google oder Apple oder sonstigen App-Store Anbietern, um den Kauf zu identifizieren und zu validieren und
• Information, ob Sie Pro-Nutzer sind und damit in der Vergangenheit das Paket bereits gekauft haben und
• wenn Sie via SEPA-Lastschrift zahlen, Ihre Bankverbindung sowie Ort und Datum der Mandatserteilung.

Die Verarbeitung der vorstehend genannten Daten (d.h. Registrierungs-, Kosten- und Kaufdaten) erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO und dient zur Erfüllung des mit Ihnen abgeschlossenen Nutzungsvertrags über die Nutzung von SquareTrip Fleet.

App-Nutzungsdaten

Informationen, die wir im Zusammenhang mit der allgemeinen Nutzung von SquareTrip Fleet verarbeiten:

• Zeitpunkt der letzten Synchronisierung und
•  Gerät, mit dem die Synchronisierung ablief.

Die App-Nutzungsdaten verarbeiten wir, um Störungen zu beseitigen oder Sicherheitsvorfälle aufzuklären. Diese Verarbeitung stützen wir auf die gesetzliche Erlaubnis des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DGVO. Dies ist zur Störungsbeseitigung und Aufklärung der Sicherheitsvorfälle erforderlich und stellt ein berechtigtes Interesse dar.

2.  Welche Tracking-Tools setzen wir ein?

Google Analytics

Diese Webseite benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google LLC., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA („Google“). Google Analytics verwendet Cookies (d.h. kleine Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden), die eine Analyse der Benutzung unseres Internet-Angebots durch Sie ermöglichen. Die durch die Cookies erzeugten Informationen über Ihre Benutzung der Webseite (einschließlich Ihrer IP-Adresse) werden an einen Server von Google in Europa bzw. in einem Mitgliedstaat des Abkommens des Europäischen Wirtschaftsraums zur Anonymisierung der IP Adresse gesendet, so dass eine Personenbeziehbarkeit ausgeschlossen ist. Erst nach der Anonymisierung der IP-Adresse wird diese gekürzte IP-Adresse an einen Server in den USA übermittelt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Google ist unter dem Privacy-Shield-Abkommen zertifiziert und bietet dadurch ein angemessenes Datenschutzniveau (https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI&status=Active). In unserem Auftrag wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Webseite auszuwerten, um Reports über die Nutzung der Webseite zusammenzustellen und um weitere mit der Webseitennutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Webseitenbetreiber zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Webseite vollumfänglich werden nutzen können. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Webseite bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de. Sie können die Erfassung durch Google Analytics ferner verhindern, indem Sie auf folgenden Link klicken. Es wird ein Opt-Out-Cookie gesetzt, das die zukünftige Erfassung Ihrer Daten beim Besuch dieser Website verhindert: Google Analytics deaktivieren. Nähere Informationen zu Nutzungsbedingungen und Datenschutz finden Sie unter: https://www.google.com/analytics/terms/de.html bzw. unter: https://www.google.de/intl/de/policies/.

3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Die vorstehend genannten Datenkategorien verarbeiten wir – sofern nicht vorstehend bereits beschrieben – nur zu den folgenden Zwecken:

• Bereitstellung der App und des Portals in Ihrem Auftrag und der damit verbundenen Fuhrparkdienstleistungen (inkl. der Beseitigung von Störungen sowie der Verbesserung der Funktionalitäten und der Nutzerfreundlichkeit der App und des Portals). 

4. Wie sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Es wird gewährleistet, dass das SquareTrip Fleet-System und die von Ihnen übermittelten Daten nach dem derzeitigen Stand der Technik hinreichend gesichert werden. Dafür setzen wir technische organisatorische Maßnahmen ein, z.B. die Pseudonymisierung und Verschlüsselung der Daten sowie strenge Authentifizierungsregeln. Diese Maßnahmen werden zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung regelmäßig auf ihre Wirksamkeit hin überprüft und fortlaufend verbessert.

5. Werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte übermittelt?

Wir geben keine personenbezogenen Daten von Ihnen an Dritte weiter, es sei denn, dass wir hierzu gesetzlich verpflichtet oder ermächtigt sind oder Sie in eine solche Weitergabe zuvor eingewilligt haben. Ausgenommen hiervon sind Dienstleister, die wir zur Bereitstellung von SquareTrip-Fleet einsetzen. Diese Dienstleister sind sorgfältig ausgewählt. Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten haben wir mit jedem dieser Dienstleister einen entsprechenden Datenschutzvertrag abgeschlossen. Derzeit setzen wir folgende Dienstleister ein:

• Dienstleister zum technischen Betrieb unserer Systeme (Hosting-Provider).

Sofern Ihre personenbezogenen Daten an Empfänger mit Sitz außerhalb des EWR weitergeben werden, stellen wir vor der Weitergabe sicher, dass beim Empfänger entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (z.B. aufgrund einer Angemessenheitsentscheidung der EU Kommission für das jeweilige Land; eine entsprechende Zertifizierung des Empfängers oder die Vereinbarung sog. EU-Standardvertragsklauseln) oder Ihre Einwilligung in die Weitergabe vorliegt.

6. Welche datenschutzrechtlichen Rechte haben Sie?

Sollten Sie einmal Anlass zur Beschwerde haben, sind im Folgenden Ihre Rechte dargestellt. Bitten wenden Sie sich dazu – wie auch zu allen anderen Fragen zum Thema ‚Datenschutz‘ – an unseren Datenschutzbeauftragten.

Ihr Recht auf Auskunft

Auf Ihre Anfrage erteilten wir Ihnen Auskunft, ob – und falls ja – wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.

Ihre Rechte auf Berichtigung und Vervollständigung

Unrichtige Angaben zu Ihrer Person werden wir unverzüglich berichtigen, wenn Sie uns einen entsprechenden Hinweis geben. Unvollständige personenbezogene Daten vervollständigen wir auf Ihren Hinweis hin, wenn dies für die zweckgemäße Verarbeitung Ihrer Daten erforderlich ist.

Ihr Recht auf Löschung

Auf Ihre Anfrage löschen wir die bei uns zu Ihrer Person gespeicherte Daten. Da es für manche Daten (z.B. in Gesetzen) festgelegte Aufbewahrungsfristen gibt, erfolgt die Löschung solcher Daten allerdings erst, nachdem diese Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Gleiches gilt, wenn wir die Daten zur Abwicklung eines Vertragsverhältnisses mit Ihnen benötigen.

Ihr Recht auf Sperrung

In bestimmten gesetzlich festgelegten Fällen sperren wir auf Ihre Anfrage hin Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten. Wir verarbeiten solche gesperrten personenbezogenen Daten dann nur noch in einem sehr beschränkten und durch die Datenschutzgesetze erlaubten Umfang.

Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Ihr Widerspruchsrecht

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf einer der gesetzlichen Grundlagen nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e oder f der DSGVO verarbeiten, können Sie der Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Bei einem Widerspruch stellen wir die Verarbeitung Ihrer Daten ein, wenn nicht zwingende schutzwürdige Gründe für die Weiterverarbeitung bestehen. Zwingende schutzwürdige Gründe bestehen für uns nie, wenn wir Ihre Daten zum Zwecke des Direktmarketings verarbeiten.

Ihr Widerrufsrecht bei einer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt. Ihr Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Im Falle datenschutzrechtlicher Beschwerden steht dem Betroffenen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Wenden Sie sich hierzu an die Datenschutzbehörde, die für Ihren Wohnort zuständig ist oder an die für uns zuständige Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Fragen. Unsere zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutz, http://www.lda.bayern.de

7. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie wir sie für die Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks (insbesondere der Vertragserfüllung (einschließlich der Durchsetzung von vertraglichen Ansprüchen)) benötigen und soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Basiert die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung, werden diese Daten nur solange gespeichert, wie Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben.

8. Kann die Datenschutzinformation angepasst werden?

Wir entwickeln die SquareTrip Fleet für Sie weiter. In diesem Zusammenhang, z.B. zur Implementierung neuer Technologien oder zur Einführung neuer Services kann es erforderlich werden, diese Datenschutzinformation anzupassen. Daher behalten wir uns das Recht vor, die vorliegende Information nach Bedarf zu ändern oder zu ergänzen. Wir werden immer die aktuelle Fassung der Datenschutzinformation im Portal hinterlegen, so dass Sie sich jederzeit über die aktuelle Fassung der Datenschutzinformation informieren können.

9. Wie können Sie uns kontaktieren (Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten)?

Wir beantworten Ihnen gerne Ihre Fragen zum Datenschutz. Wenden Sie sich dazu bitte per E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten Alexander Wöllner unter contact@squaretrip.net. Ebenso können Sie so Ihre Rechte oder Ansprüche zu Ihren personenbezogenen Daten ausüben. Anfragen zum Thema Datenschutz sind für den Nutzer grundsätzlich kostenlos.

Stand: Oktober 2018